面接の断り方完全ガイド！電話やメールのマナーや例文も紹介

※この記事はPRを含みます。

就職活動を進めるうえで、自身が希望した企業であってもさまざまな理由から、面接を辞退するケースは少なくありません。

思い描いていた企業像とのミスマッチに気づいても、選考終盤に差しかかっていれば辞退できずに辞退できずに悩まれる方もいるでしょう。

そこで本記事では、面接の断り方を徹底解説します。

電話やメールのマナーや例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

Contents

面接の断り方で覚えておきたい5つのマナー
面接の断り方で理由はどう伝える？
面接の断り方の例文｜電話で断る場合
面接の断り方の例文｜メールで断る場合
面接を辞退する時の例文4種
面接を断る前に本当に後悔しないか再度確認
面接辞退する人はどれくらいの割合いる？
まとめ：面接の断り方はマナーを守って速やかに伝えよう

面接の断り方で覚えておきたい5つのマナー

面接の断り方で、社会人として覚えておきたいマナーを5つ紹介します。

面接辞退は速やかに伝える
無断辞退はNG
会社の営業時間内に連絡する
伝達方法は電話とメールどちらでもOK
電話で伝える場合は場所を確保しておく

面接辞退は速やかに伝える

面接辞退は速やかに伝えてください。

いかなる理由であっても、企業側ではすでにスケジュールが設定されている以上、直前になればなるほど迷惑をかけます。

また、辞退者が出た場合は他の人材を探す必要があるため、面接辞退を決めた時点で速やかに連絡するのがマナーです。

無断辞退はNG

無断辞退は、わざわざ時間を割いてくれる企業に失礼な行為となるためNGです。

今後関わる可能性がない企業であっても、面接の日程調整をしている企業にとっては採用スケジュールに影響しかねません。

面接辞退を伝えるのが気まずいと思われることもあるでしょう。

とはいえ、連絡をせずに放置していると「この人はマナーがなっていない」と悪い評価を受けてしまいます。

自己都合で予定を変更する場合、できるだけ早く先方に伝えるのはビジネスマナーの基本です。

会社の営業時間内に連絡する

面接辞退の連絡は、会社の営業時間内にするのがマナーです。

電話で伝える場合は、忙しいと思われる始業時や、相手の時間を奪う恐れがある休憩時間は避けた方がいいでしょう。

午前中なら10～11時半前後、午後は14～16時半を目安にしてください。

メールは時間を気にせず送信できますが、忙しい時間帯は先方が気づかない可能性があります。

もしやむを得えず営業時間外に送る場合は、「夜分遅くに失礼します」などと一言付け加えましょう。

伝達方法は電話とメールどちらでもOK

基本的に、面接辞退の連絡は電話でもメールでも構いません。

しかし、やむを得ず当日になって辞退の連絡をするなら、電話とメールの両方が望ましいです。

メールで面接辞退を伝えても返信がないとき、先方が気づいていない可能性があります。

相手担当者が気づいていなければ、伝えたことにはなりません。

念の為、メールしていることを伝えたうえで、電話でも面接辞退の意思を伝えておくと安心です。

電話で伝える場合は場所を確保しておく

電話で面接辞退を伝える際は、静かな場所を確保することも大切です。

騒音や雑音が入る場所では会話が聞き取りづらく、聞き漏らしや何度も聞き直すことになりかねません。

携帯電話から連絡する場合は、電波状況も確認してください。

面接の断り方で理由はどう伝える？

面接辞退を申し出る際の理由は、基本的に「一身上の都合」で問題ありません。

辞退の理由を聞かれた場合は、失礼にならない範囲で伝えるのもマナーです。

たとえば「社風が合わない」「給料が安い」などは、失礼に該当します。

なお、どうしても良い理由が思い浮かばない場合は、「回答をひかえさせていただきます」と伝えれば、それ以上聞かれることはないでしょう。

面接の断り方の例文｜電話で断る場合

電話で面接辞退を伝える場合は、スムーズに話せるように、台本を用意しておくといいでしょう。

以下に2つのケースでの例文を紹介します。

他社から内定をもらったケース

「お世話になっております、◯月◯日に面接の予定を入れていただいた〇〇と申します」
「実は先日他社より内定をいただき、自身の適性を考えた結果そちらの企業に入社すること決めたため、面接を辞退させていただきたくご連絡しました」
「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず申し訳ございません」

体調不良で辞退するケース

「お世話になっております。◯月◯日に面接の予定を入れていただいた〇〇と申します」
「数日前から体調を崩しており面接に伺えそうにないため、面接を辞退させて頂きたく存じます」
「体調管理がしっかりとできておらず申し訳ございません。貴重なお時間をいただいたにもかかわらず申し訳ございません」

ただし、体調が回復したら日を改めてと言われる場合があるため、断りづらいからと嘘をつくのはおすすめしません。

本当に体調不良でやむを得ず辞退するなら、日程を組み直してもらうといいでしょう。

面接の断り方の例文｜メールで断る場合

メールで断る場合の構成は以下の通りです。

件名：面接辞退のご連絡：〇〇（氏名）
宛名：会社名、部署名、担当者名の順

「お世話になっております。
◯月◯日に面接の予定を入れていただいた〇〇と申します。
一身上の都合により面接を辞退いたしたくご連絡いたしました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず申し訳ございません。
また、本来であれば直接伺うべきところ、
メールでの連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

氏名
住所
電話番号
メールアドレス

メールでは、件名である程度内容がわかるようにします。

各名称は、正式名で記載しましょう。

本文は、簡潔かつ丁寧を心がけてください。

最後に署名も忘れずに記載します。

なお、採用担当者から返信があっても、基本的に再返信は不要です。

ただし、企業から日程調整が可能との内容があり、面接を受ける意思があるなら再返信で伝えるといいでしょう。

面接を辞退する時の例文4種

複数の理由を含めた面接辞退のテンプレートを4種類提案します。

理由が複数ある場合、すべての理由を簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。

以下のテンプレートは、具体的な理由に基づいて作成しました。

シチュエーションに応じて微調整しながら、相手に対する誠意を忘れずに伝えることがポイントです。

1. 他のオファーと個人的な理由が重なった場合

件名：面接辞退のお願い
[企業名] [担当者名] 様

お世話になっております。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、他社からのオファーが重なり、さらには個人的な事情もあり、今回は面接を辞退させていただきたく存じます。

貴社の事業内容に大変興味を持っておりましたが、現在の状況では貴社に十分な時間とエネルギーを注ぐことが難しいと判断いたしました。
このような形でのご連絡となり、大変申し訳ございません。

ご理解いただけますと幸いです。貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

[あなたの氏名]
[連絡先]

2. スケジュール調整の難しさと個人的な意思決定

件名：面接辞退のご連絡
[企業名] [担当者名] 様

お世話になっております。貴社にて面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
しかしながら、スケジュール調整が難航したことに加え、私自身のキャリアプランを再考した結果、大変恐縮ですが今回の面接を辞退させていただきたいと存じます。

貴社の事業には大変魅力を感じておりましたが、現時点での状況では適切なタイミングでご一緒できないことが明らかとなりました。ご多忙の中、調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

[あなたの氏名]
[連絡先]

3. 複数の理由が重なった場合（他のオファーとタイミングの不一致）

件名：面接辞退のお願い
[企業名] [担当者名] 様

お世話になっております。貴社にて面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
大変心苦しいのですが、他社とのタイミングが合ったことと、現在の状況を踏まえた結果、今回は面接を辞退させていただくこととなりました。

貴社の事業内容には強い関心を持っており、将来的には貴社でのキャリアを検討したいと考えておりますが、今回は別の道を選ばざるを得ない状況となっております。貴社にご迷惑をおかけする形となり、大変申し訳ありません。

貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

[あなたの氏名]
[連絡先]

4. 業務内容の不一致と他のオファー

件名：面接辞退のご連絡
[企業名] [担当者名] 様

お世話になっております。貴社にて面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
非常に魅力的なご提案をいただきましたが、業務内容が私のスキルやキャリアの方向性と一致しないことが明確となり、他社からのオファーを選ばせていただくこととなりました。

この度の面接辞退について、貴社に対して深くお詫び申し上げます。また、日程調整やご対応いただきましたことに感謝申し上げます。

何卒ご理解いただければ幸いです。

[あなたの氏名]
[連絡先]