プロジェクトの成功にはスケジュール管理が必須！おすすめツール9選を紹介

プロジェクトをスムーズに遂行するには、スケジュール管理が欠かせません。

もしスケジュール管理が上手くできていなければ、納期に間に合わない恐れがあります。納期に遅れれば、顧客からの信頼を失いかねません。

そこで、ツールを活用すれば、スケジュール管理がスムーズになる他、プロジェクトの進捗状況を社内で共有できます。

とはいえ、スケジュール管理ツールには種類があるため、何を基準に選べばいいか迷うこともあるでしょう。

本記事では、プロジェクト成功に欠かせない、スケジュール管理ツールのおすすめ9選を紹介します。

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プロジェクトのスケジュール管理をする目的

それでは、プロジェクトにおいてスケジュール管理をする目的を紹介します。

1. 要件の達成
2. 顧客の信頼構築
3. コスト削減

要件の達成

そもそも、プロジェクトには、目的・顧客の希望・納期・予算などの要件が定義されています。

納期通りに納品するには、各タスクを確実にこなしていかなければなりません。

とはいえ、予期せぬアクシデントやトラブルが生じれば、タスクの見直しが必要になります。

プロジェクトマネージャーは、こうした事態にも迅速に対応できるように、プロジェクト全体の状況を常に把握しておく必要があります。

スケジュール管理は、定義した要件の達成に欠かせない施策です。

顧客の信頼構築

そして、顧客の信頼構築も目的の一つです。

スケジュール管理を怠れば、期日通りに進まず納期に間に合わなくなる恐れがあります。

納期に間に合わせるために、想定外の経費がかかれば予算オーバーのリスクも伴います。

納期遅れや予算オーバーの事態を招けば、顧客の信頼喪失につながるでしょう。

顧客に信頼してもらい良好な関係性を構築するためにも、スケジュール管理が欠かせません。

コスト削減

企業が売上を伸ばし成長するには、プロジェクトを成功させるだけでなく、利益を最大化することも重要です。

納期に間に合っても、経費の無駄を省けなければ利益の最大化は叶いません。

スケジュール管理により、タスクや工数の無駄をなくせばコスト削減につながるでしょう。

また、無駄を省くことで、プロジェクトを効率よく進められるのもメリットです。

プロジェクトにおけるスケジュール設定の手順5ステップ

プロジェクトにおけるスケジュール管理は、5つのステップで進めていきます。

1. ゴールを明確にする
2. マイルストーンを設定する
3. タスクを洗い出す
4. スケジュールを設定する
5. プロジェクトを実行する

それぞれステップを詳しく見ていきましょう。

ステップ1：ゴールを明確にする

まず、ゴールを明確にしてください。

ゴールが曖昧なままでは、顧客とチーム関係者の間で認識のズレが生じる恐れがあります。

認識がずれたままプロジェクトを進めれば、思わぬトラブルに発展しかねません。

納期・工程・顧客が求める条件など、ゴールを明確にしてからプロジェクトに取り組むことが大切です。

ステップ2：マイルストーンを設定する

次に、マイルストーンを設定します。

マイルストーンとは、ゴールまでの間に設定する「中間目標地点」のことです。

プロジェクトでは、ゴールまでに重要となる節目が複数存在します。

マイルストーンは、節目ごとに複数設定しなければなりません。

ただし、プロジェクトを遂行する過程で、スケジュールが変更された場合は、その都度マイルストーンも見直す必要があります。

ステップ3：タスクを洗い出す

そして、タスクを洗い出します。

ここでは、プロジェクトにかかわるタスクを全て洗い出しておくのもポイントです。

全てのタスクを洗い出したら、優先順位を決めてください。

また、重複がないかも確認しておくといいでしょう。

ステップ4：スケジュールを設定する

次に、洗い出したタスクを元にスケジュールを設定します。

ここで注意したいのが、過度なスケジュール設定を避けることです。

各タスクのスケジュールは、少し余裕を持たせてください。

余裕があれば、急遽スケジュールが変更になったときにも、迅速に対処できます。

ステップ5：プロジェクトを実行する

設定したスケジュールを元に、プロジェクトを実行します。

ただし、全てがスケジュール通りに進むとは限りません。

トラブルが発生した際は、その都度タスクやスケジュールを見直し最適化することも大切です。

プロジェクトのスケジュール管理でよくある落とし穴

プロジェクトのスケジュール管理には、思わぬ落とし穴が潜んでいるケースがあります。

失敗を防ぐために、以下の3点に注意してください。

1. タスクを細分化できていない
2. 各タスクに必要な時間の見立てが甘い
3. 遂行するタスクの順序を意識できていない

タスクを細分化できていない

まず、タスクを細分化できていなければ、適切にスケジュールを管理できません。

考えられるのは、プロジェクトマネージャーが外部タスクを把握できていないことです。

社内タスクは把握しやすいため、洗い出しやスケジュール設定も整理しやすいでしょう。

しかし、外部の状況を俯瞰できていないと、タスク漏れのリスクが高まります。

プロジェクトマネージャーは、社内・社外のタスクを俯瞰し細分化することを意識してください。

各タスクに必要な時間の見立てが甘い

各タスクに必要な時間の見立てが甘いと、スケジュールを最適化できません。

基本的にスケジュールは、期日から逆算して設定しますが、達成までにかかる時間はそれぞれ異なるのが留意点です。

優先順位通りに進めても、各タスクに要する時間を正確に把握できていなければ、どこかでスケジュールにズレが生じます。

1タスクのズレはわずかでも、積み重なれば期日に間に合わない恐れがあります。

各タスクに必要な時間は、正確に見立てることが大切です。

遂行するタスクの順序を意識できていない

タスクには独立しているものもあれば、依存するものもあります。

依存関係にあるタスクをバラバラにすると、プロジェクトの遂行に影響しかねません。

依存関係にあるタスクは、自ずと順位が決まっています。

タスクに優先順位を付ける際は、依存関係にあるかもしっかりと確認してください。

プロジェクトをスケジュール通りに進めるコツ

では次に、プロジェクトをスケジュール通りに進めるコツを5つ紹介します。

1. 作業時間の目安を明確にする
2. リスクとなるボトルネックを想定しておく
3. チーム全体で情報を共有する
4. 情報はリアルタイムで更新する
5. 管理には世界標準PMBOKを導入する

作業時間の目安を明確にする

作業時間の目安は、明確にしてください。

タスクを洗い出す際に、各タスクにかかる作業時間の目安を設定しておけば整理しやすいでしょう。

たとえば、優先順位の高いタスクにかかる時間が1日だったとします。

優先順位は低いが30分程度で終わるタスクがあった場合は、後者を先に処理した方がスムーズに進む場合があります。

リスクとなるボトルネックを想定しておく

そして、リスクとなるボトルネックを想定することも大切です。

ボトルネックとは、プロジェクトの遂行に悪影響を与える要素のことです。

綿密なスケジュールを設定しても、プロジェクトはスケジュール通りに進むとは限りません。

事前にボトルネックを想定してスケジュールを設定しておけば、トラブルが発生しても冷静に対応できるでしょう。

チーム全体で情報を共有する

チーム全体で情報を共有するには、非常に重要なことです。

チーム内で情報を共有できていなければ、認識にズレが生じたり、進捗状況を正確に把握できなかったりします。

チームの誰かに遅延が生じているのに気づかないままでは、プロジェクトの遂行に影響しかねません。

常にチーム全体で情報を共有していれば、遅延が生じても他のメンバーがスムーズにカバーできます。

情報はリアルタイムで更新する

そして、情報はリアルタイムで更新することも重要です。

共有体制を整備しても情報が古ければ、メンバー同士や顧客との間に認識のズレが生じる恐れがあります。

リアルタイムで情報を更新するには、スケジュールツールが適しています。

管理には世界標準PMBOKを導入する

プロジェクトのスケジュール管理には、世界標準PMBOKの導入をおすすめします。

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）とは、アメリカのPMIが作成した知識体系のことです。

PMBOKを導入すれば、チームでプロジェクト管理の基礎知識を身につけられます。

プロジェクトのスケジュール管理はエクセルでもできる

プロジェクトのスケジュール管理は、エクセルでも可能です。

すでにエクセルを使用していれば、導入費用はかかりません。

操作も簡単なので、気軽に使用できます。

無料テンプレートも充実しており、簡単なガントチャートも作成できます。

ただし、チーム内での共がしづらいことと、情報の変更に手間がかかるのが留意点です。

また、複数プロジェクトの同時管理には適しません。

効率よくスケジュール管理をしたいなら、ツールをおすすめします。

プロジェクトのスケジュール管理ツールおすすめ9選

では最後に、プロジェクトのスケジュール管理におすすめのツールを9つ紹介します。

1. Jooto｜直感的に使える
2. Lychee Redmine｜全ての機能を無料で使える
3. Backlog｜チームの業務を見える化する
4. Stock｜シンプルに情報をストックできる
5. Trello｜場所を問わず管理できる
6. Brabio!｜初心者にも使いやすい
7. Asana｜世界190カ国でシェアされている
8. シェアガント｜リモートに対応
9. Wrike｜堅牢なセキュリティが魅力

Jooto｜直感的に使える

Jootoは、シンプルでわかりやすく、直感的に使える、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。

チーム単位から大規模組織まで、目的に合わせてプランを選べます。

プロジェクト管理に必要な機能を集約しているのも嬉しいポイントです。

Lychee Redmine｜無料から試せる

Lychee Redmineは、プロジェクト管理を多角的にサポートするツールです。

定期的にバージョンアップを実施しているため、常に最新機能を利用できます。

7,000社以上の導入実績があり、サポート体制やセキュリティ体制が整備されているのも安心ポイントです。

無料からはじめられて、目的に合わせてプランも選べます。

Backlog｜チームの業務を見える化する

Backlogは、チームの業務を見える化して、タスク漏れや遅延を防げるツールです。

操作が簡単でシンプルな見た目は、誰でも直感的に使えるでしょう。

スペース課金なので、メンバーが増えても料金は変わりません。

全てのプランに30日間無料トライアルがついています。

Stock｜シンプルに情報をストックできる

Stockは、社内の情報をシンプルにストックできるツールです。

タスク管理機能や、社外メンバーとの連携など、プロジェクトのスケジュール管理に役立つ機能も搭載されています。

累計20ノートまでなら、フリープランの制限内で利用できます。

初期費用は不要で、有料プランでも無料トライアルが用意されているのは嬉しいポイントです。

Trello｜場所を問わず管理できる

Trelloは、オーストラリアのAtlassianが提供する、生産性向上を目的としたツールです。

プロジェクトの規模にかかわらず、あらゆるワークフローに対応しており、場所を問わず管理できます。

既存アプリとの連携や自動化など、プロジェクトの遂行をスムーズにする機能も充実しています。

Brabio!｜初心者にも使いやすい

Brabio!は、4つのユーザーモードを搭載したツールです。

社内・外部スタッフ・ゲストのように、共有したい範囲に合わせてモードを使い分けられます。

さらに、だれでも簡単にガントチャートを作成できるので、進捗管理もしやすいでしょう。

必要に応じてプロジェクトやグループを複数作成できるので、目的に合わせた運用も可能です。

Asana｜世界190カ国でシェアされている

Asanaは、世界190各国、100万以上のチームでシェアされているスケジュール管理ツールです。

リアルタイムで情報を更新できる他、関係者にもスムーズに共有できます。

コミュニケーションは、全て指定したタスクやプロジェクトに紐づけているため、報連相を省略できるのもポイントです。

シェアガント｜リモートに対応

シェアガントは、段取りコミュニケーションをサポートするツールです。

リモートにも対応しているので、離れた場所にいるメンバーとも情報を共有できます。

料金は、管理ユーザーのみ発生しますが、参加者は無料で利用できます。

なお、1名でプロジェクトを管理する場合は、無料プランが適用されるので、料金はかかりません。

チームの人数に合わせてプランを選べます。

Wrike｜堅牢なセキュリティが魅力

Wrikeは、業界トップを謳う、強固なセキュリティが魅力のツールです。

カスタマイズ自由なダッシュボードや、コラボレーション型のクロスログなど、チームのスケジュール管理に役立つ機能も充実しています。

400以上のアプリと連携できるので、既存アプリを活用したいときにもおすすめです。

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まとめ：プロジェクトのスケジュール管理を徹底して業務効率化を図ろう

プロジェクトの成功には、徹底したスケジュール管理が必要不可欠です。

スケジュール管理が上手くできていなければ、タスク漏れや遅延などのトラブルにより顧客からの信頼を失いかねません。

ツールを活用してスケジュール管理をすれば、プロジェクトをスムーズに遂行できるでしょう。

本記事で紹介した情報を参考にしながら、プロジェクトのスケジュール管理を徹底して業務効率化を図ってください。

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